Indicazioni per il RUP
2.2 Indicazioni per il RUP
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Se dovessero presentarsi dubbi di qualsiasi genere si consiglia di consultare il responsabile amministrativo.
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Se il RUP coincide con il richiedente inserirà anche la richiesta: andare al link https://rda.dsi.infn.it quindi cliccare su “NUOVA RICHIESTA”, compilare i campi e caricare eventuali documenti (per es. quotazioni informali, ricerche in MEPA); per ordini sul capitolo inventario o impianti, compilare modulo inventario e caricarlo in questa fase tra i documenti. Quindi “sottomettere”. Se fosse necessario è possibile consultare il manuale utente presente sia nella nostra modulistica che nella pagina del portale ciclo acquisti.
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Se il RUP non coincide con il richiedente, verrà interpellato 2 volte nel ciclo acquisti:
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la prima nella fase istruttoria per richiedere il CIG e compilare il format con gli elementi richiesti per creare la determina. E’ qui che con il tasto “aggiungi documenti” e “invia documenti” il Rup inserisce in PDF:
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lo screenshoot della pagina web che mostra il CIG
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eventuale capitolato tecnico
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eventuali condizioni contrattuali
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per ordini fuori MEPA lettera di invito;
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la seconda nella fase di gara (dopo la nuvoletta bianca) per inserire l’aggiudicatario e caricare tutti gli altri documenti relativi all’esito della gara:
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offerta
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dichiarazione non interferenze
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relazione RUP.
Potrebbe essere chiamato in causa altre volte nel caso gli altri attori dovessero rimandare indietro la pratica per riscontro di inesattezze.
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Se gli acquisti sono su fondi esterni, per i quali è obbligatorio indicare il CUP (Codice Unico di progetto) è necessario riportarlo sia in fase di creazione del CIG sul sistema dell’ANAC che su tutti gli atti di gara unitamente al CIG.
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La fase della nuvola si esplica al di fuori del portale ciclo acquisti. Il RUP deve occuparsene direttamente sulla piattaforma MEPA se ODA o TD oppure deve attendere la quotazione richiesta dall’amministrazione che terrà il RUP in copia nelle comunicazioni di posta elettronica in caso di OR fuori MEPA. Qui di seguito si rammendano i passaggi e i tipi di documenti da produrre per tipi di procedure e i cui risultati poi vanno allegati, a cura del RUP, all’interno della RDA (dopo la nuvola) insieme alla relazione per l’acquisto (che va sempre inserita qualsiasi sia la procedura):
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ODA in MEPA
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Cercare nel MEPA i prodotti ed estrapolare il pdf delle pagine con il codice MEPA di riferimento. Estrapolare anche la pagina di ricerca in cui risultano le ditte che offrono quel codice per dimostrare che si è scelta quella con pz più basso. Nel caso ci sia solo una ditta, motivare nella relazione. Compilare sul sito CONSIP la bozza della ODA e inviarla al punto ordinante, caricare il pdf sulla RDA.
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TD MEPA (Trattativa Diretta)
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compilare la bozza sul sito CONSIP come punto istruttore e avvisare il resp. amm.vo per un controllo prima dell’invio alla ditta che lo deve fare il punto istruttore (sul sito del MEPA sono disponibili nell’HELP sia manuali che video di istruzioni),
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alla scadenza estrapolare l’offerta e gli eventuali allegati da caricare nella RDA,
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l’invio per la stipula e la stipula sarà a cura del responsabile amministrativo.
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ODA in CONVENZIONE CONSIP
Cercare nella CONSIP il/i prodotto/i e estrapolare le pagine con il codice CONSIP di riferimento e caricare il PDF nella RDA. Compilare sul sito CONSIP la bozza della ODA e inviarla al punto ordinante, caricare il pdf sulla RDA.
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ODA fuori MEPA
Compilare:
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lettera/e di invito a firma del RUP,
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eventuali allegati (capitolato tecnico e condizioni contrattuali)
Inserire questi documenti in pdf nella fase istruttoria della RDA che l’amministrazione nel passaggio successivo protocollerà e invierà alla ditta e al RUP mediante PEO o PEC e attendere la risposta della ditta. Alla fine caricare l’offerta pervenuta e gli eventuali allegati.
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ORDINI su GARE NAZIONALI
Solo i punti istruttori nominati possono fare la RDA dopo aver creato il carrello nel sito parallelo della gara nazionale (esempio carrello RS). Per questo tipo di procedura non serve RUP, CIG o determina perché sono quelli nazionali per cui la RDA avrà un percorso più breve e il Punto Istruttore dovrà solo caricare il carrello ed eventualmente una breve relazione (WF gare nazionali)
NB: E’ raccomandato di impostare la ricezione delle email se si vuole essere avvisati che una pratica da lavorare è in attesa. Dal menu “IMPOSTAZIONI” in alto a destra che compare accedendo al portale https://rda.dsi.infn.it, selezionare la voce “ABILITA RICEZIONE E_MAIL”.