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Indicazioni per il RUP

 

2.2 Indicazioni per il RUP

 

1. Se dovessero presentarsi dubbi di qualsiasi genere si consiglia di consultare il responsabile amministrativo.

 

2. Se il RUP coincide con il richiedente inserirà anche la richiesta secondo le indicazioni date al punto 2.1 Indicazioni per il Richiedente.

 

3. Se il RUP non coincide con il richiedente, verrà interpellato 2 volte nel ciclo acquisti:

   1. la prima nella fase istruttoria per richiedere il CIG e compilare il format con gli elementi richiesti per creare la determina. In questa fase il RUP si preoccuperà di valutare l’acquisto appurando che non rientri nelle casistiche + rapide delle gare nazionali o di altra categoria; appurando se interpellare o meno RSPP (quando per esempio l’acquisto implica l’accesso di esterni nella ns struttura); appurando se si riferisce a fondi esterni per cui è necessario inserire fin dall’inizio CUP e nome progetto; appurando se sia necessario o meno nominare “responsabili di fase/i”(in tal caso chiedendo supporto al responsabile amm.vo per la nomina); appurando che non ricorrano elementi di trattamento dati per cui sia necessario rivolgersi al DPO locale o Nazionale e/o a ufficio informatico. Quindi, con il tasto “aggiungi documenti” e “invia documenti” il Rup inserisce in PDF:

• screenshoot della pagina web che mostra il CIG

• nomina RUP

• eventuale capitolato tecnico o altre specifiche tecniche

• eventuale DUVRI o schede informative sui rischi, suggeriti da RSPP

• condizioni contrattuali

• dichiarazione non interferenze / con interferenze

• patto di integrità

• per ordini fuori MEPA richiesta di offerta;

1. la seconda nella fase di gara (dopo la nuvoletta bianca) per inserire l’aggiudicatario e caricare tutti gli altri documenti relativi all’esito della gara:

• offerta

• dichiarazione non interferenze / interferenze compilata e firmata dalla ditta

• condizioni contrattuali se controfirmate

• patto integrità compilato e firmato dalla ditta

• relazione RUP se occorre specificare meglio i punti richiesti dal format RDA.

Potrebbe essere chiamato in causa altre volte nel caso gli altri attori dovessero rimandare indietro la pratica per riscontro di inesattezze.

 

4. Se gli acquisti sono su fondi esterni, per i quali è obbligatorio indicare il CUP (Codice Unico di progetto) è necessario riportarlo sia in fase di creazione del CIG sul sistema dell’ANAC che su tutti gli atti di gara unitamente al CIG.

 

5. La fase della nuvola si esplica al di fuori del portale ciclo acquisti. Il RUP deve occuparsene direttamente sulla piattaforma MEPA se ODA o TD oppure deve attendere la quotazione richiesta per e-mail dall’amministrazione che terrà il RUP in copia nelle comunicazioni di posta elettronica in caso di OR fuori MEPA. Qui di seguito si rammendano i passaggi e i tipi di documenti da produrre per tipi di procedure e i cui risultati poi vanno allegati, a cura del RUP, all’interno della RDA (dopo la nuvola) insieme alla relazione per l’acquisto (che va inserita qualsiasi sia la procedura nel caso in cui non si è data motivazione adeguata nell’apposito campo previsto ora nella RDA):

   1. ODA in MEPA

Cercare nel MEPA i prodotti ed estrapolare il pdf delle pagine con il codice MEPA di riferimento. Estrapolare anche la pagina di ricerca in cui risultano altre ditte che offrono quel prodotto. Nel caso ci sia solo una ditta, motivare bene nella relazione o nell’apposito campo della RDA. Compilare sul sito CONSIP la bozza della ODA facendo attenzione ad indicare nelle note eventuali riferimenti a fondi esterni (CUP e nome progetto), eventuali indicazioni sulla consegna e inserendo l’indicazione per la ditta di restituire gli allegati all’indirizzo amministrazione@mib.infn.it; quindi caricare gli allegati e inviare la ODA al punto ordinante. Attenzione: il nuovo sistema MEPA consente di caricare solo un documento come allegato alla ODA; quindi, caricare in formato ZIP i moduli previsti “Dichiarazione”, “Condizioni contrattuali” e “Patto integrità” che la ditta farà avere al nostro indirizzo di posta amministrativo indicato nelle note. Il resp. Amm.vo controllerà la ODA e se tutto a posto la porterà a termine.

2. TD MEPA (Trattativa Diretta)

• compilare la bozza sul sito CONSIP come punto istruttore caricando gli allegati negli appositi spazi e avvisare il resp. amm.vo per un controllo prima dell’invio alla ditta che lo deve fare il punto istruttore (sul sito del MEPA sono disponibili nell’HELP sia manuali che video di istruzioni),

• alla scadenza estrapolare l’offerta e gli eventuali allegati da caricare nella RDA,

• l’invio per la stipula e la stipula sarà a cura del responsabile amministrativo.

3. ODA in CONVENZIONE CONSIP

Cercare nella CONSIP il/i prodotto/i ed estrapolare le pagine con il codice CONSIP di riferimento e caricare il PDF nella RDA. Compilare sul sito CONSIP la bozza della ODA e inviarla al punto ordinante, caricare il pdf sulla RDA; il resp. Amm.vo controllerà che sia stata impostata nel modo giusto e porterà avanti come punto ordinante.

4. ODA fuori MEPA

Compilare:

• richiesta di offerta a firma del RUP,

• allegati (capitolato tecnico se esiste, dichiarazione, patto integrità e condizioni contrattuali)

Inserire questi documenti in pdf nella fase istruttoria della RDA che l’amministrazione nel passaggio successivo protocollerà e invierà alla ditta e al RUP mediante PEO o PEC e attendere la risposta della ditta. Alla fine, caricare l’offerta pervenuta e gli eventuali allegati.

5. ORDINI su GARE NAZIONALI

Solo i Punti Istruttori nominati possono fare la RDA secondo le indicazioni che sono state date a loro tramite e-mail. Per questo tipo di procedura la RDA avrà un percorso più breve (WF gare nazionali)

 

 

 

NB: È raccomandato di impostare la ricezione delle e-mail se si vuole essere avvisati che una pratica da lavorare è in attesa. Dal menu “IMPOSTAZIONI” in alto a destra che compare accedendo al portale https://rda.dsi.infn.it, selezionare la voce “ABILITA RICEZIONE E_MAIL”.